Tipps: E-Mail-Knigge für Azubis
Hi Chef! :-) Dos und Don’ts in der E-Mail
Eine E-Mail ist oft praktischer, bequemer und schneller als ein Brief. Meist aber auch formloser und umgangssprachlicher. Bei E-Mails an Freunde und Familie ist das okay. Im Berufsleben kann dies aber auch schnell daneben gehen. Damit du nicht ins Fettnäpfchen trittst, hier ein paar Tipps.
- Im Berufsleben musst du oft E-Mails schreiben und lesen.
Empfänger:
Setze nur die Person in das Adressfeld "An...", von der du eine Reaktion erwartest. Diejenigen, die nur informiert werden, setzt du ins "CC..."-Feld.
Mit dem "BCC…"-Feld solltest du vorsichtig sein: Hiermit kannst du Empfänger angeben, von denen der eigentliche Empfänger der E-Mail nichts erfährt - das kann unfair sein und schnell als "Schnüffelei" ausgelegt werden.
Betreff:
Der Betreff entscheidet, ob eine E-Mail gelesen, wiedergefunden oder gleich gelöscht wird oder nicht. Enthält er z.B. Schlagwörter wie "neu, aktuell, wichtig" kann es sein, dass die E-Mail vom Spamfilter aussortiert wird und den Empfänger nie erreicht.
Der Betreff sollte kurz und klar formuliert sein und den Inhalt oder Grund der E-Mail sofort erkennbar machen.
Form:
- Richtige Rechtschreibung ist wichtig - lieber noch einmal nachschlagen!
Korrekte Rechtschreibung ist wichtig. Damit man deine E-Mail gut lesen kann, solltest du weder alles klein noch alles groß schreiben. Auch auf Smileys und Abkürzungen, wie MfG (Mit freundlichen Grüßen), solltest du unbedingt verzichten. Eine E-Mail ist keine SMS. Als Schriftart verwende am besten Courier oder Arial, also eine so genannte non-proportionale Schriftart.
Außerdem gilt: Schreibe keinen Roman, sondern komme auf den Punkt. Verwende für jeden neuen Gedanken einen Absatz - das erleichtert den Lesefluss.
Fit für die Ausbildung?
Anrede und Verabschiedung:
Auch wenn E-Mails oft spontaner und zwangloser sind als ein Brief, solltest du die Umgangsformen wahren. Eine freundliche Anrede (Sehr geehrte/r...), die Ansprache mit "Sie", ein höflicher Ton, ein netter Gruß (Freundliche Grüße) und dein vollständiger Name am Schluss sind das A und O.
Signatur:
Die Signatur am Schluss ist wie deine Visitenkarte - sie lässt den Empfänger wissen, wie er dich erreichen kann. Wie die Signatur genau aussieht, hängt vom Betrieb ab, bei dem du arbeitest. Meist enthält sie Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Homepage.
Anhang:
Falls du deiner E-Mail Dateien anhängen möchtest, achte darauf, dass sie nicht größer sind als 1 MB und ein übliches Dateiformat haben, das jeder öffnen kann. Weise in der E-Mail auf den Anhang hin und beschreibe kurz, was sich dahinter verbirgt - so kann der Empfänger selbst entscheiden, ob er diesen öffnet oder nicht.
Versand:
Bevor du die E-Mail abschickst, schau sie dir noch einmal genau an. Hast du die oben genannten Punkte alle beachtet? Dann kann ja nichts schief gehen.
